Sistemas Admistrativos

Las finalidades de los sistemas de información, como las de cualquier otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes, y otras salidas.

Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos. El conjunto particular de subsistemas utilizados (equipo especifico, programas, archivos, y procedimientos) es lo que se denomina una aplicación de sistemas de información. De esta forma, los sistemas de información pueden tener aplicaciones en ventas, contabilidad o compras.

A continuación se dan varios ejemplos de detalles que son importantes para el analista de sistemas:

•  Canales informales: ¿Qué interacciones existen entre las personas y los departamentos que no están descritos en los procedimientos de operación?

• Interdependencias: ¿De que otros departamentos y componentes de la organización depende un elemento en particular?

•  Personas y funciones claves: ¿Cuáles son las personas y elementos mas importantes en el sistema para que este tenga éxito?

•  Enlaces críticos de comunicación: ¿Cómo es el flujo de información e instrucciones entre los distintos componentes de la organización?¿Cómo se comunican las áreas entre sí?

Características

• Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.
• Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.
• Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del administrador.
• Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas.
• Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de información administrativa.
• Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.
• Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.

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